Jun 09, 2020, updated at 09:20:42 (UTC)

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Größere Rundmail über MS Outlook möglich?

Hallo an Alle.

Bisher versenden wir unsere Rundmails an viele Empfänger immer mit dem Programm "Supermailer".
Das ist jedoch relativ aufwendig und auch fehlerbehaftet.

Daher kam jetzt die Frage auf, ob solche Rundmails nicht auch mit MS Outlook möglich sind.
Es muss natürlich so sein, dass die ganzen Email-Adressen der Empfänger nicht von jedem Empfänger gesehen werden können... das wäre ja recht unprofessionell.

Hat jemand von Euch eine Idee, ob das geht und wenn ja... wie?

Zum System:
Windows Server 2016 Standard, Windows 10 Pro, Outlook 2016

Gruß,
imebro

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23 Comments

Latest comment

Moinsen,

die wichtigste Sache hast du vergessen. Was für ein Mailserver?

VG

dass die ganzen Email-Adressen der Empfänger nicht von jedem Empfänger gesehen werden können... das wäre ja recht unprofessionell.

Deswegen gibt es BCC (blind carbon copy).
Beachten musst du auch wie gesagt primär die zeitlichen und mengenmäßigen Limits / pro Zeiteinheit deines verwendeten Mailservers!

Massenmails mit Outlook?? Autsch. Hast du beachtet das User sich von Newslettern & Co. abmelden können müssen. Das erledigt man im Normalfall über automatisierte Skripte mit Opt-In Opt-Out URLs bei denen die Adressen automatisch aus der jeweiligen Verteiler-Datenbank ein- oder eben ausgetragen werden.
Oder machst du sowas noch von Hand??

Lass das mit Outlook, ist eine schlechte Idee.

Hallo,

mit der Serienbriefoption von Outlook würde das funktionieren.

Zitat von @37414:

Hallo an Alle.

Hallo,

Bisher versenden wir unsere Rundmails an viele Empfänger immer mit dem Programm "Supermailer".
Das ist jedoch relativ aufwendig und auch fehlerbehaftet.

Welche Rundmails (intern, extern)?
Welcher Mailserver (intern, extern)?

Wie man eine Frage richtig stellt.

Daher kam jetzt die Frage auf, ob solche Rundmails nicht auch mit MS Outlook möglich sind.
Es muss natürlich so sein, dass die ganzen Email-Adressen der Empfänger nicht von jedem Empfänger gesehen werden können... das wäre ja recht unprofessionell.

Hm, riecht nach SPAM Mails

Ansonsten die Option BCC.

Gruß,
imebro

Gruss penny.

Danke für Eure Kommentare.

Wir nutzen einen MS Exchange Server 2016 (sorry, hatte ich vergessen zu erwähnen).

Natürlich versenden wir kein SPAM und auch keine Newsletter.
Es handelt sich um Informations-Rundmails an unsere externen Beratungsstellen, die natürlich davon wissen und auch auf diese Infos warten.
Wir haben aber etwas mehr als 300 dieser Stellen, die angeschrieben werden müssen.... also alle extern.

Die Serienbrieffunktion von Outlook kenne ich jetzt noch nicht. Klingt aber interessant.
An BCC hatte ich natürlich auch schon gedacht. Aber ich hatte vermutet, dass Outlook hier einfach "mehr kann"

Gruß,
imebro

Nicht Outlook, aber dein Exchange!
Stickwörter: Externe Kontakte und Verteilergruppe.

Mach einen Verteiler mit den Mail-Adressen und setzte diesen dann in die BCC Funktion. Wäre der einfachste und schnellste Weg (Quick & Dirty).
Erlaube einigen Usern diesen Mailverteiler zu moderieren, dann hängt die ganze Arbeit nicht an dir.

VG

OK, das klingt gut.

Meinst Du den Verteiler über Exchange oder über Outlook?
Die Person, die diese Dinge bisher bei uns gemacht hat, ist leider nicht mehr hier... und ich kenne mich damit noch nicht wirklich aus.

LG
imebro

An BCC hatte ich natürlich auch schon gedacht. Aber ich hatte vermutet, dass Outlook hier einfach "mehr kann"

Der war gut

Zitat von @37414:
Meinst Du den Verteiler über Exchange oder über Outlook?
Die Person, die diese Dinge bisher bei uns gemacht hat, ist leider nicht mehr hier... und ich kenne mich damit noch nicht wirklich aus.

Mein Beileid!

Ich meine auf dem Exchange. damit das funktioniert musst du die externen E-Mail-Adressen dort als externe Kontakte hinterlegen. Danach einen Verteiler erstellen und diese Kontakte zu Mitgliedern machen.

Was nutzt ihr? OnPremise, Cloud, welche Exchange-Version?

VG

Wir haben aber etwas mehr als 300 dieser Stellen, die angeschrieben werden müssen.... also alle extern.

Um das über einen Verteiler am Exchange zu regeln müssten, wenn ich mich nicht irre, die Empfänger alle als Kontakte im AD angelegt sein.

Ich würde die Empfänger einfach in ein Excel-Sheet einpflegen (Einrichtung, Name, Vorname, eMail, aktuelle Mail senden). Das hat den Vorteil, dass die meisten Benutzer problemlos damit klar kommen und zukünftig auch ohne große Erklärung neue Empfänger dazu und alte raus nehmen können.
Dann noch eine Vorlage in Word erstellen mit dem "Anschreiben" als Serienbrief. Diese Datei wird dann als euer Infobrief jedes Mal entsprechend abgeändert.
Dann musst du den Leuten nur noch zeigen, wie sie letzten Endes Word dazu bringen das Word-Dokument als Serienbrief per eMail zu versenden.
Das war's dann auch schon.

Mit dem (optionalen) Feld "aktuelle eMail senden" könnte der Benutzer der das machen soll vor jedem Infobrief festlegen, wer die aktuelle eMail bekommen soll. Wenn das nicht notwendig ist kann man das auch weg lassen.

Manuel

Danke Euch für die weiteren Tipps........ und auch für das Beileid

Die Idee mit der Excel-Liste ist gut.
Für den "Supermailer", mit dem wir das jetzt gemacht haben, brauchten wir diese auch schon.
Es besteht also schon eine Excel-Liste mit allen rund 300 Email-Adressen (aber ohne Adressen etc.).

Dann muss ich mir nur mal anschauen, wie ich im Exchange (Exchange-Server 2016) nun diesen Verteiler anlege. Oder läuft das anders, wenn ich das mit der Excel-Liste mache?

Text mit Worddatei ist natürlich kein Problem.
Excel-Liste und Worddokument müssen dann wohl über den Exchange-Server zusammengefaßt werden - quasi wie ein Serienbrief... oder verstehe ich das falsch?

Gruß,
imebro

Dann muss ich mir nur mal anschauen, wie ich im Exchange (Exchange-Server 2016) nun diesen Verteiler anlege.

Dafür musst du alle deine 300 Kontakte im AD als Kontakte anlegen. Geht auch per Script und ist dann einmalig schnell gemacht. Mit der Pflege und gelegentlichen Neuanlage werden sich die meisten Benutzer aber schwer tun denke ich.

Oder läuft das anders, wenn ich das mit der Excel-Liste mache?

Ja, nämlich ohne Kontakte im AD und ohne Verteiler am Exchange. Das Outlook des Benutzers verschickt einfach 300 einzelne eMails. Nur, dass das automatisch passiert, weil es halt ein Serienbrief/Serienmail ist.

Excel-Liste und Worddokument müssen dann wohl über den Exchange-Server zusammengefaßt werden - quasi wie ein Serienbrief... oder verstehe ich das falsch?

Ja, tust du.
Bei dem Ding mit der Excleliste wird alles von der Kombination Word/Excel/Outlook beim Benutzer erledigt. Der Exchange hat da nicht mehr damit zu tun, als dass er die eMails transportiert.

Wir benutzen eine ähnliche Kombination (Access anstelle von Word) um projektbezogen Anfragen an Lieferanten zu verschicken. Der Kollege wählt zu jedem Projekt das wir in Bearbeitung haben je nach Art und Region die passenden Lieferanten und Nachunternehmer aus, markiert diese und drückt irgendwann auf "Senden". Bei uns kommen noch ein paar Makros hier und da dazu, damit bestimmte Dinge funktionieren, aber die Grundfunktionalität klappt auch ohne.

Manuel

Die Excel konnte man via Powershell-Skript in den Exhange importieren. Damit kann man auch den Verteiler anlegen.

Google mal Powershell und Exchange usw. Findet man sehr viel.

VG

Ein Excel-Contact-Sync mit einer OU in der die Kontakte eingepflegt werden hat man sich schnell zusammengescriptet

CSV so erstellen (wird andere Überschrift benutzt muss sie im Code angepasst werden.)

ExternalEmailAddress
bla@blub.tld
bla2@blub.tld
bla3@blub.tld
bla4@blub.tld

Powershell-Skript (Pfad zur CSV und OU anpassen)

$csv = Import-CSV 'D:\contacts.csv' -Delimiter ";"  
$ou = 'OU=MeineKontakte,DC=domain,DC=tld'  
$contacts = Get-MailContact -OrganizationalUnit $ou
$csv | ?{$_.ExternalEMailAddress -notin $contacts.PrimarySmtpAddress} | %{
    Write-host "Adding new contact '$($_.ExternalEmailAddress)'." -F Green  
    New-MailContact -Name $_.ExternalEMailAddress -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -OrganizationalUnit $ou | out-null
}
$contacts | ?{$_.PrimarySmtpAddress -notin $csv.ExternalEMailAddress} | %{
    write-host "Removing orphaned contact '$($_.Name)'" -F Yellow  
    $_ | Remove-MailContact -Confirm:$false
}

Damit lassen sich dann die Kontake per CSV managen. Nicht in den CSV vorhandene Kontakte werden erstellt, und übrig gebliebene Kontakte werden wieder aus der OU entfernt wenn sie nicht mehr in der CSV auftauchen.

Die CSV kann man natürlich auch um Name, Nachname etc. erweitern wenn man diese ebenfalls in den Kontakten einpflegen will.

Zu dem Kontakte im AD anlegen mag ich mal wieder sprechen.

Ein Kontaktordner wo man die Excelliste importiert reicht völlig. Kann man dann auch in Die öffentlichen Ordner kopieren.

Geht dann mit der normalen Import Funktion von Outlook und das pflegen ist auch kein Problem.

Ein Kontaktordner wo man die Excelliste importiert reicht völlig. Kann man dann auch in Die öffentlichen Ordner kopieren.

Das geht natürlich auch.

Vielen Dank für die weiteren Tipps.

Und auch danke für die Mühe @144260 mit dem Code.
Das wäre aber dann eine Variante über Exchange... richtig?

Der Ansatz von @wiesi200 interessiert mich jedoch auch.
Diesen Kontaktordner müßte man direkt in Outlook anlegen und dann die Excel-Liste mit den Mailadressen dort importieren?

Dann eine neue Email öffnen...
Und wie verbinde ich dann die importierte Excel-Liste im Kontaktordner mit dieser Email? Das habe ich noch nicht verstanden.

Gruß,
imebro

Zitat von @37414:
Und auch danke für die Mühe @144260 mit dem Code.
Das wäre aber dann eine Variante über Exchange... richtig?

Rischtisch.

Ich habe jetzt in Outlook unter "Meine Kontakte" mehrere Unterordner gefunden.
Einer davon würde perfekt für die geplante Aufgabe (Rundmail) passen.
Aber ich finde nun keine Möglichkeit, in diesen Ordner die Excel-Liste mit den Email-Adressen zu importieren.

Sorry, aber irgendwie bin ich da im berühmten "falschen Film"

Gruß,
imebro

Aber ich finde nun keine Möglichkeit, in diesen Ordner die Excel-Liste mit den Email-Adressen zu importieren.

Dass berühmte Brett oder der arme Schlauch wieder ...?
Datei > Öffnen > Import/Export > Aus anderen Programmen oder Dateien importieren

Danke, aber das funktioniert nicht.

Ich kann keinen der echten Kontakteordner auswählen.
Und wenn ich einfach einen "normalen" neuen Ordner in meinem Postfach erstelle, kann ich zwar die Excel-Datei importieren (nur als .csv), aber dann scheitert es, nachdem ich zig mal auf WEITER geklickt habe, um alle Email-Adressen dem Feld "Email" zuzuordnen.

Gruß,
imebro

Zitat von @37414:

Danke, aber das funktioniert nicht.

Doch man muss es nur richtig machen

Ich kann keinen der echten Kontakteordner auswählen.

Auch das geht.

Listentrennzeichen auf Komma umstellen nicht vergessen, denn Excel richtet sich beim CSV-Export an den Regionseinstellungen
https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/06/12/import-contacts-e ...
https://support.office.com/de-de/article/importieren-von-kontakten-aus-e ...
usw.

Hallo,

eigentlich währ's einfach:
https://support.microsoft.com/de-de/office/video-importieren-von-kontakt ...

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