Dokumentenmanagement und Workflows - Welche Basis?

Mitglied: -BassT-

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Jun 09, 2021 um 13:00 Uhr, 915 Aufrufe, 19 Kommentare

Hallo zusammen,

in dem Unternehmen, für das ich tätig bin, laufen die meisten Workflows bzw. Freigabeprozesse noch in Papierform ab, Beispiele sind Änderungsmanagement, Dokumentation von Abweichungen und Störungen, Beantragen von Berechtigungen, Umläufe bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen und Ähnliches.
Das würden wir nun gerne digitalisieren, sodass man jederzeit schauen kann, an welcher Stelle ein Vorgang nun hängt und auch Auswertungen erstellen, indem man nach Feldern filtern kann (Bsp: Wieviele Störungen betreffen System XY).

Gleichzeitig würden wir im selben System gern auch den Ablauf von Rechnungen bzw. die Freigabe derer digitalisieren, das ist wohl der klassische Ablauf :) face-smile

Wir würden im selben System auch gern Dokumente speichern, also die Funktion eines DMS sollte auch gegeben sein, auch mit Volltext-Indexierung der Inhalte (i.d.R. PDF/Word) und Versionsverwaltung.

Vor einiger Zeit habe ich in Bezug auf Workflows mal CuteFlow ausprobiert, das klappte gut, haben wir aber aufgrund fehlender Weiterentwicklung nicht weiter verfolgt.

Wichtig wäre uns, dass wir die Workflows selbst konfigurieren und einrichten können und keine laufenden Kosten für Abonnements o.Ä. anfallen, wir würden das Ganze natürlich dementsprechend gern auch intern selbst hosten.
Programmierkenntnisse sollten darüber hinaus nicht erforderlich sein, ein "Zusammenklicken" zB. der einzelnen Workflows wäre von Vorteil.

Nun - die Kosten sollten auch überschaubar sein. Eine brauchbare Open Source-Lösung wäre sicherlich eine gute Option, sofern es hier etwas passendes gibt, wenn nun nicht gerade hohe vierstellige oder gar fünfstellige Summen fällig würden, könnte man auch sicher noch darüber reden.

Vielen Dank schonmal,

viele Grüße

Sebastian
Mitglied: chkdsk
Jun 09, 2021, aktualisiert um 13:05 Uhr
Moin,

wir haben bei uns Confluence/Jira von Atlassian im Einsatz. Ist kein allerdings Open Source und kostet Geld.
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Mitglied: -BassT-
Jun 09, 2021 um 13:17 Uhr
Hallo,
danke, wenn ich mir das anschaue, wird das Ganze aber wohl nur als Cloud/Hosted-Dienstleistung angeboten, genau das möchten wir nicht. Und >= 3000€ pro Jahr als Abo sind auch leider zuviel, das kriege ich nicht durch :( face-sad
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Mitglied: em-pie
Jun 09, 2021 um 13:24 Uhr
Moin,


Zitat von @chkdsk:

Moin,

wir haben bei uns Confluence/Jira von Atlassian im Einsatz. Ist kein allerdings Open Source und kostet Geld.
Und ihr lagert ALLE Dokumente in der Cloud!?
wäre mir, trotz AVV & Co. zu heikel



@-BassT-
schaue dir mal:
  • OpenDMS
  • ELO
  • D3 von d.velop
  • Docuware
.... an

Welches ERP oder welche FIBU setzt ihr ein?
Sofern ihr eines habt, fragt auch dort mal an, ob die einen DMS-Partner haben. Denn häufig liegen hier dann schon Schnittstellen vor, was den Aufwand "hintenraus" reduziert.

Gruß
em-pie
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Mitglied: chkdsk
Jun 09, 2021 um 13:25 Uhr
Bei uns läuft Jira/Confluence on premise. Von daher ist das bei uns weitaus günstiger.
Ich weiß dass Atlassian auf Cloud umsteigen will (bzw. umgestiegen ist?). Ansonsten vielleicht einfach mal nachfragen und beraten lassen.
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Mitglied: em-pie
Jun 09, 2021 um 13:27 Uhr
Zitat von @chkdsk:

Bei uns läuft Jira/Confluence on premise. Von daher ist das bei uns weitaus günstiger.
Ich weiß dass Atlassian auf Cloud umsteigen will (bzw. umgestiegen ist?). Ansonsten vielleicht einfach mal nachfragen und beraten lassen.

OK. Dann nehme ich meine "Anmerkung" von oben zurück :-) face-smile
Ich glaube, die bieten die OnPrem gar nicht mehr an. Wir hatten da vor 1/2Jahr bzgl. Jira angefragt und da war es schon "kritisch"...
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Mitglied: GarfieldBonn
Jun 09, 2021 um 13:58 Uhr
On Premise nett sich Data Center bei Atlassian. Evtl eingestellt seit 02/2021?
Wir haben das schon einige Jahre on premise und als gemeinnütziger Verein sogar kostenlos.
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Mitglied: -BassT-
Jun 09, 2021, aktualisiert um 14:11 Uhr
Data Center geht wohl bei 500 Benutzern los für 42 000 USD pro Jahr - nur für Jira ... etwas viel :) face-smile
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Mitglied: yoppi1
Jun 09, 2021 um 14:11 Uhr
Atlassian hat die Produkte "Server" eingestampft. Das waren u.a. Confluence Server, Jira Server und Jira Service Desk Server. Die waren für jene interessant, die on-premises brauchten und nicht mehr als ca. 200-300 User damit belieferten.

Nach wie vor führt Atlassian aber die "Data Center"-Produkte. Die Codebasis ist gleich (man macht aus einer Server eine Data Center-Version durch Austauch der Lizenzdatei). Allerdings gibt's die Data Center-Lizenzen erst ab 500 User bzw. ca. 12000,- Euronen pro Jahr. Und Data Center ist - im Gegensatz zu alten "Server"-Lizenzen - kein Einmalkauf, sondern auch ein Abomodell wie die Cloud-Versionen.

Du kannnst selber mal Data Center kostenlos für 30 Tage installieren und ausprobieren. Nimm am besten Jira Service Management und Confluence. In Jira kannst Du Deine Workflows zusammentackern und Confluence kannst Du als Dokumentenspeicher benutzen.

Probier auch mal YouTrack aus (ist von Jetbrains). Das ist ein Ersatz für Jira Software Server. Allerdings sind dort Workflows per Scriptsprache zu programmieren - was Laien erheblich schwerer fallen dürfte als grafische Klickibunti-Editoren von Atlassian.

Also: Atlassian bietet nach wie vor on-premises an. Aber nur als Data Center-Lizenzen, die man im Abo kaufen muss und die erst bei 500 Usern anfangen und deshalb entsprechend teuer sind.

Aus Datenschutzsicht kann ich von Atlassian Cloud momentan leider nur abraten. Denn selbst wenn man in naher Zukunft aussuchen kann, wo die Daten gehostet werden (z.B. in Europa, den USA oder Singapur) - es betrifft quasi nur die "Nutzdaten" von Jira und Confluence. Man kann sich auch in Zukunft nicht aussuchen, wo die Accountdaten der User gespeichert werden. Also gerade _DIE_ wichtigsten, personenbezogene Daten. Diese Accountdaten fliegen auch weiterhin weltweit durch die Gegend und sind z.B. in den USA nicht vor einem Zugriff durch die Behörden geschützt. Damit ist Alassian Cloud nicht nutzbar, wenn man es mit den Datenschutz ernst meint.
Mit on-premises gibts da weniger Probleme. Zur Not schaltet man per Firewall die Zugriff auf Atlassian-Seiten einfach ab. Denn "von Werk" aus verstossen die Produkte auch gegen die DSGVO, weil z.B. "Telemetrie"- bzw. Analytik-Daten nach Atlassian versendet werden. Diese Funktionalität muss man manuell abschalten.
Alles zusammen und die elendigen Diskussionen mit Atlassian-Mitarbeitern über das Thema haben mir in der Vergangenheit gezeigt, dass man dort die DSGVO nicht versteht bzw. nicht verstehen will. Die Atlassian-Mitarbeiter meinen nämlich, dass wenn die Daten sicher gespeichert wären, dann wäre doch alles OK. Die schnallen nicht das Konzept der informationellen Selbstbestimmung...

Ups.... abgeschweift ;-) face-wink

Data Center kann man ausprobieren. Du kannst auch die Cloud-Produkte ausprobieren, wenn Du Data Center nicht installieren willst. Beide Produkte machen zu 95% das gleiche. Entwicklungen für die Cloud gehen aktuell etwas schneller udn Data Center zieht immer ein paar Monate später nach. Probier's aus. Kost nix.
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Mitglied: -BassT-
Jun 09, 2021 um 14:13 Uhr
Naja, bei 25 Mitarbeitern brauch ich die Atlassian-Produkte dann gar nicht in Betracht zu ziehen - Cloud ist leider keine Option.
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Mitglied: -BassT-
Jun 09, 2021 um 14:15 Uhr
Wir nutzen in der FiBu Lexware Premium, Buchhaltung wird zum Großteil extern gemacht, ERP ist Cobra Adress Plus, aber auch eher wenig relevant derzeit.
Hast du mit einem der genannten Produkte Erfahrungen?
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Mitglied: samrein
Jun 09, 2021 um 14:19 Uhr
Moin Sebastian,

ich kann Dir wärmstens Bitfarm Archiv empfehlen. (bitfarm-archiv.de)

Ist in der OpenSource Variante komplett kostenlos.

Wir haben die Enterprise Variante, also mit vollem Support. Grandioses DMZ.

Grüße
Stefan
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Mitglied: -BassT-
Jun 09, 2021 um 14:33 Uhr
Laut Datasheet ist die OpenSource - Variante auf 5 Benutzer begrenzt, das ist schonmal schade

Mit Preisen hält man sich ja leider wie so oft bedeckt.

Als wir vor Jahren mal nach einem entsprechenden System gesucht haben (lokale Anbieter/Händler), landete man bei Kosten die am sechsstelligen Bereich kratzten, zugegebenermaßen waren da auch Kosten für Implementierung enthalten und mehr Umfang als heute noch benötigt gewünscht.

Bringt aber nix, wenn ich mir jetzt Systeme anschaue und unter Umständen für passend befinde, wenn sich dann rausstellt, dass mein Budget bei weitem nicht reicht...
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Mitglied: BirdyB
Jun 09, 2021 um 18:36 Uhr
Moin,
wie wäre es mit ecoDMS und ecoWorkz?

VG
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Mitglied: ukulele-7
Jun 10, 2021 um 08:13 Uhr
Ein Platzhirsch wie ELO kommt wohl eher nicht in Frage. Da musst du schon 700 Euro pro User rechnen + 18% Softwarepflege und das allein sind nur Lizenzen. Dann sollte man schon Installation, Einführung, Schulung zumindest begleiten lassen und da gibts eigentlich keine Seriösen Angebote die 4-stellig bleiben :-) face-smile Dann kommt Customizing... Ich fange mit Workflows grade erst an, ja kann man selber machen ist aber nicht einfach und für einige Sachen kommt man nicht ums Programmieren herum. ELO ist gut aber kostet halt.

ECOdms wurde auch schon bei uns beworben (durch einen anderen Dienstleister), das ist bestimmt nicht schlecht. Beim Kostengedanken könnte ich aber verstehen wenn die ähnlich fahren.
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Mitglied: yoppi1
Jun 10, 2021 um 08:37 Uhr
Ich seh' das gerade erst, dass man mal wieder mächtig an der on-premises-Preisschraube gedreht hat. Atlassian schiesst sich da wohl ins Knie und vergrault alle Kunden, die on-premises wollen oder müssen...
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Mitglied: yoppi1
Jun 10, 2021 um 08:40 Uhr
Ich habe vor Jahren mal eine Demo von Lexmark (eigentlich Druckerhersteller) gesehen. Ich glaube, die nutzen "Saperion".
Neben der üblichen DMS-Software hat man noch gezeigt, wie man Papierdokumente direkt beim Einscannen fertig ins DMS einsortiert. Sonst kann ich zur Software nichts sagen.
Such doch mal nach "saperion".
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Mitglied: C.Caveman
Jun 10, 2021 um 08:46 Uhr
Moin,

Ich würde es mit einem 0815 Customer-Relationship-Management abdecken.
Alle geforderten Schnittstellen sind vorhanden. Und am Ende erbringt der Admin auch nur eine Dienstleistung.

Gruß
C.C.
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Mitglied: ukulele-7
Jun 10, 2021 um 09:01 Uhr
Saperion wurde auch von DATEV gelabelt und als DATEV DMS vertrieben. Bis es dann von Investoren gekauft wurde und DATEV das nicht mehr so lustig fand. Ich glaube das sollte man mit Vorsicht genießen.
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Mitglied: TomTomBon
Jun 10, 2021 um 21:58 Uhr
Moin Moin

Ich werfe mal 3 an Drucker nahe angebaute Tools (aber nicht zwingend Drucker Notwendig. Wobei, irgendwie muss Papier in den Workflow rein. Und reine Scanner leisten sich eher größere Firmen.)

ceyoniq nscale SBS Server
https://www.ceyoniq.com/news/update-fuer-die-nscale-welt-neue-features-f ...

Das ist der ursprüngliche Hersteller.
In der Vollversion werkeln die glaube Ich bei VW oder Mercedes.

Und dann "von" Triumph-Adler.net TABO und TA-SIM.

https://www.triumph-adler.de/ta-de-de/software/workflows/dokumenten-mana ...

Nicht immer sind Reseller schlechter.
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